Kiedy na zegarze zostaje dokładnie doba do rozpoczęcia gali, zegarki wszystkich pracowników agencji eventowej przestawiają się na tryb pełnej gotowości. To ostatnia prosta przed wielkim wydarzeniem, ale w branży eventowej nie oznacza to już tylko dopinania detali. To intensywny czas, w którym każdy członek zespołu działa jak dobrze zaprogramowana część precyzyjnej maszyny.
Na zewnątrz wszystko wydaje się opanowane: scenariusz gotowy, lista gości zamknięta, materiały wydrukowane. Ale za kulisami trwa gorączkowy proces realizacji. Oto jak naprawdę wyglądają ostatnie 24 godziny przed galą z perspektywy agencji eventowej.
24 godziny wcześniej – dzień techniczny, czyli przenosimy plany do rzeczywistości
Wydarzenie zaplanowane jest na sobotni wieczór? To znaczy, że już w piątek od rana zespół techniczny jest na miejscu. Montaż sceny, światła, dźwięk, próby multimediów – wszystko zaczyna się od dokładnego odtworzenia planu technicznego na żywym terenie.
Agencja eventowa Kraków czuwa nad tym, by:
-
cały sprzęt był zgodny z zamówieniem (i działał),
-
dostawy dotarły o czasie i we właściwe miejsce,
-
podwykonawcy znali harmonogram montażu i demontażu,
-
ustawienie mebli, scenografii i stref było zgodne z koncepcją wydarzenia.
To też czas na pierwszy kontakt z przestrzenią – widzianą dotąd tylko na wizualizacjach. Czasem coś trzeba przesunąć, czasem zamienić miejsce elementów, czasem… wymyślić coś od nowa, bo warunki zaskakują.
18 godzin wcześniej – próby, poprawki i dogrywanie szczegółów
Wieczorem nadchodzi moment testów i prób. Mikrofony muszą zadziałać, prezentacje się uruchomić, prowadzący poczuć się swobodnie, a artyści zaznajomić ze sceną. To godziny, w których:
-
technika testuje oświetlenie i dźwięk w rzeczywistych warunkach,
-
zespół kreatywny nadzoruje ustawienie brandingów i dekoracji,
-
scenarzysta omawia punkty programu z prowadzącymi,
-
koordynatorzy potwierdzają listy gości, miejsc siedzących, nazwisk i kolejności.
Często w tym czasie trwają jeszcze ostatnie decyzje: czy zamienić kolejność wystąpień? Czy dodać akcent muzyczny? Czy prezentacja nie jest zbyt długa? A może trzeba jeszcze wydrukować parę tablic informacyjnych?
To godziny, w których nie wolno stracić czujności, bo każda drobna pomyłka dziś – jutro może być problemem widocznym na scenie.
12 godzin wcześniej – ostatnia noc przed galą
W nocy hala lub sala eventowa powoli nabiera kształtu, jaki zobaczą goście. Na scenie stoją już pulpity, w foyer pojawiają się stanowiska rejestracji, w garderobach zawisły programy wydarzenia. To czas:
-
montażu dekoracji kwiatowych i stołów cateringowych,
-
kalibracji kamer i ostatecznych testów multimediów,
-
sprawdzania gotowości zapasowych rozwiązań (baterie, mikrofony, kable, zasilacze),
-
kontroli bezpieczeństwa – od ewakuacji po przepustowość wejść.
Zespół agencji rozdziela dyżury, bo nie każdy musi zostać do rana. Ale ktoś musi. Ktoś, kto będzie trzymać rękę na pulsie i odbierać telefony, gdy przyjeżdża dodatkowa dostawa w środku nocy albo zmienia się rider techniczny artysty.
6 godzin wcześniej – start porannego zgrupowania
Poranek dnia gali to czas koncentracji. Wszyscy są już na miejscu – technika, logistyka, hostessy, obsługa techniczna, catering, a także koordynatorzy odpowiadający za konkretne strefy wydarzenia.
Agencja organizuje odprawę:
-
przydziela zespoły do konkretnych zadań,
-
przypomina harmonogram godzinowy,
-
rozdziela identyfikatory, plany obiektu i kontakty alarmowe,
-
przekazuje ostatnie uwagi od klienta.
To także czas, w którym wiele osób po raz pierwszy widzi całość – efekt tygodni wspólnej pracy. Energia w powietrzu jest wyczuwalna. I choć nikt jeszcze nie wypuścił konfetti, to wiadomo, że jest blisko.
1 godzina przed startem – pełna gotowość operacyjna
Na godzinę przed otwarciem wydarzenia nie ma już miejsca na improwizację. Wszystko musi być gotowe. Ostatnie sprawdzenie:
-
mikrofony działają,
-
slajdy są w kolejności,
-
ekran nie miga,
-
prowadzący gotowi,
-
goście zaczynają się pojawiać,
-
ochrona ustawia się przy wejściach,
-
catering dopina ustawienie bufetów.
Zespół agencja eventowa Katowice rozstawiony jest po całym obiekcie. Każdy wie, co robić i do kogo zadzwonić w razie problemu. Telefony naładowane, radiotelefony sprawdzone, butelki z wodą w kieszeniach. Teraz już wszystko zależy od precyzji działania i zimnej krwi.
0 – kurtyna w górę
Punktualnie o ustalonej godzinie zaczyna się wydarzenie. Goście wchodzą, światła gasną, na scenie pojawia się prowadzący. A zespół agencji? Stoi za kulisami, czujny i gotowy na każdą sytuację. Ktoś pilnuje czasu scenariusza. Ktoś inny zmienia baterie w mikrofonie. Ktoś odpowiada gościom, gdzie jest garderoba.
I choć na sali wszystko wygląda lekko, elegancko i harmonijnie, to agencja nadal działa na najwyższych obrotach. Dopiero po zakończeniu gali, gdy ostatni gość opuści obiekt, a zespół zacznie demontaż – można na chwilę odetchnąć.
Podsumowanie: napięcie, precyzja i ludzie
24 godziny przed galą to czas największego napięcia, ale też największej mobilizacji. To wtedy wychodzi na jaw, czy wszystkie plany były przemyślane, czy zespół jest zgrany, a agencja gotowa na wszystko. To nie tylko test organizacji – to test zaufania, komunikacji i profesjonalizmu.
Gale nie organizują się same. I choć moment otwarcia trwa zaledwie kilka sekund, za nim stoi mnóstwo pracy, koordynacji i zaangażowania wielu osób. Ale właśnie w tym tkwi urok tej branży. Bo gdy światła zapalą się na scenie, a publiczność zacznie bić brawo – warto było nie spać przez całą dobę.